業務のAI化 / 実践ガイド

会議メモをAIで整理する前に決める、決定・未決定・確認事項

著者：Hideyuri / Tactia AI ・原稿更新日：2026年10月6日

会議メモをAIで整理するときは、最初からきれいな議事録を作るより、何が決まり、何がまだ決まっていないかを確かめる表から始めます。この記事で紹介するのは、短いメモを三つに分け、原文に戻って照合する方法です。

「決定・未決定・確認事項」と、その根拠が分かる小さな表を作ります。会議の結論や担当者を推測して埋めず、分からない箇所を確認できる状態にします。

元メモにある情報を三つに分ける

決定へ分類するのは、実施や方針への合意がメモに記録されている項目です。提案段階のものや、結論が記録されていない項目は、未決定へ分類します。確認事項へ分けるのは、担当・期限・条件の不足や矛盾があり、そのまま次の作業へ渡せない項目です。

本稿では、この区分を使ってメモを整理します。会議体ごとの正式な記録ルールがある場合は、そのルールに合わせてください。また、一つの話題に決定と未決定が共存することもあります。「案内文を直す」は決定でも、公開日は未決定という形です。

会議メモを三つに分ける

AIへ渡す依頼には、分類に加えて「元メモのどこを根拠にしたか」を含めます。担当や期限が書かれていない場合は未定、記載が食い違う場合は要確認とする条件も付けてください。

「次回会議で進捗を共有する」は、作業完了の期限とは限りません。「誰かが確認する予定」だけなら、担当の合意には別の確認が必要です。予定・提案・決定を同じ意味へ置き換えずに照合します。

依頼の例は、次の通りです。

以下のメモを、決定・未決定・確認事項へ分類してください。各項目に原文の根拠を添えてください。担当・期限・公開日は、原文にない場合は未定と書いてください。曖昧な箇所は確認する質問として残してください。

次は説明用の架空メモです。実際の会議や支援実績ではありません。

このメモから読み取れるのは、案内文の改訂と、改訂案を作る担当・期限です。フォーム見直しは提案として残し、公開日は未定と記します。

最後の質問は、会議で発言された事実ではありません。記録から必要と判断した確認の問いです。根拠のある情報と、整理のために加えた問いを区別して残します。

まず「決定」とした行だけを読み、原文に合意の記載があるかを見ます。次に照合するのは、担当と期限です。最後に、未決定の話題が作業として確定していないかを確認します。

この例で「10月16日に公開する」と書かれていれば修正が必要です。10月16日は改訂案の作成期限で、公開日ではありません。「フォームも改修する」と書かれていても、原文の提案を決定へ変えてしまっています。

期限の意味を原文で確かめる

原文が不足している場合は、AIへ追加の推測を求めず、会議の確認先へ質問します。自分で確認できない項目は、共有時にも未定や要確認のまま残してください。

作業表へ移すのは、次の行動が確認できた項目です。案内文の例なら「編集担当／改訂案の作成／10月16日」を移せます。未決定のフォーム見直しは、実施作業の行へ混ぜず、判断待ちの欄へ残してください。

報告には、決定したこと、進める作業、確認が必要なことを分けて書きます。文章を短くする際も、未定という条件を残すことが必要です。

まずは自分が扱ってよい会議メモ一つで、三つの区分と根拠を記入してみてください。メモから作業表、報告へ進める前に、人が原文と照合する一工程を置きます。

議事録は会議の記録、作業表は合意した次の行動、報告は読み手に必要な進捗と確認事項を伝えるものとして整理します。どれか一つへ全情報を押し込む前に、用途を確認してください。

同じメモから三つを作る場合でも、最初の分類を人が照合してから次へ進めます。誤った期限を早い工程で確定すると、作業表や報告にも同じ誤りが残ります。

二つの記載が食い違う場合は、両方の根拠を残して要確認と記します。最後に書かれている人を、正式な担当と自動で決めない扱いです。会議の確認先へ質問し、回答を得た後に作業表を更新します。

分類の指示と、人の照合表を先に作り、作業への展開はその後に進めてください。

自社の業務と資料に合わせた整理が必要な場合は、支援範囲をご相談ください。